Uw Digitale Receptie op Maat
Bezoekersregistratie software voor een soepel in- en uitcheckproces, actuele bezoekerlijsten en aandacht voor veiligheid op uw locatie.
Voor alle bedrijven en organisaties die hun receptietaken willen automatiseren of decentraliseren.
Probeer het zelf uit
Live demo
↓↓↓
Hoe werkt de digitale receptie?
Onze virtuele receptie is kneedbaar. Dit betekent dat alles kan worden aangepast aan de behoeften van uw bedrijf, zodat het écht aansluit op uw manier van werken. Hieronder kunt u lezen hoe het aanmeldproces bij de digitale receptie werkt :
Een afspraak aanmaken: U zet via uw kalender (bijvoorbeeld: Outlook, Gmail, etc.) een afspraak in uw agenda en nodigt uw klant uit door zijn e-mailadres toe te voegen. Tevens voegt u het e-mailadres van de digitale receptie toe.
Bezoekers uitnodigen: Uw bezoeker ontvangt automatisch een e-mail van de digitale receptie met daarin een unieke PIN of QR-code.
Check-in: Bij aankomst wordt de bezoeker vriendelijk verwelkomd door de digitale receptie en wordt hen gevraagd in te checken, handmatig of middels de eerder gestuurde PIN of QR-code.
Notificatie: Et voila! De bezoeker is ingecheckt. U, de host, wordt hiervan op de hoogte gesteld via SMS, een belletje of een e-mail.
Waarom Digitale Receptie?
Waarom zou u überhaupt voor digitale bezoekersregistratie kiezen?
Decentraliseer uw Receptie
Met onze “Shared Receptionist” feature, decentraliseren we uw receptie zonder verlies van menselijk contact. Uw receptie wordt dan verbonden met een fysieke receptionist op een andere locatie.
De virtuele receptie is 24/7 tot uw dienst
Een digitale receptie is altijd beschikbaar, ook buiten reguliere kantooruren. Bezoekers kunnen altijd bij de virtuele receptionist terecht en uw bezoekersregistratie blijft up-to-date.
Wie, Wat, Waar
Met bezoekersregistratie software heeft u altijd toegang tot een actuele aanwezigheidslijst. Dit is belangrijk in noodgevallen. Deze lijsten worden zo lang als nodig bewaard, in overeenstemming met de AVG.
Maatwerk Oplossingen: Wij kunnen ons bezoekersregistratie systeem aanpassen, zodat het aansluit op uw bedrijfsprocessen, bestaande infrastructuur of third-party software.
Bespaar met de Digitale Receptie
Verlaag de inchecktijd drastisch
Onze digitale receptie versnelt het incheckproces, door bezoekers voorafgaand aan hun bezoek al te registreren. Dit voorkomt wachtrijen en opstoppingen op locatie.
Bespaar op operationele kosten
Met bezoekersregistratie software worden terugkerende receptietaken geautomatiseerd of wordt de receptie gedecentraliseerd. Hierdoor bespaart u fors op operationele uitgaven.
Standaard én maatwerk
Uit ervaring blijkt dat standaardoplossingen niet voor ieder bedrijf werken. Daarom kan onze digitale bezoekersregistratie worden aangepast aan uw bedrijf of organisatie. Neem contact op en ontdek met ons hoe we uw bedrijfsprocessen in de receptie kunnen verwerken.
Professionele Support
Vanaf het moment dat u met ons in zee gaat, ontzorgen we u van A tot Z. Bij problemen met de virtuele receptie of aanvullende vragen kunt u op ons rekenen. We werken proactief en responsief om ervoor te zorgen dat uw digitale receptie goed blijft functioneren.
Privacy en Beveiliging
Privacy staat voorop! We begrijpen eventuele zorgen over cybersecurity en privacywetgeving, wanneer u een digitale oplossing overweegt. Echter voldoet onze bezoekersregistratie software aan de AVG en doen we er alles aan om uw gegevens te beschermen en de receptie veilig te houden.
Digitale Receptie Hardware
We kunnen u voorzien van hoogwaardige hardware, eventueel uitgerust met uw eigen branding. We werken hiervoor samen met betrouwbare partners die robuuste hardware leveren. Onze bezoekersregistratie software is geschikt voor een brede reeks oplossingen, van een simpel scherm tot een geavanceerde touchscreen zuil met qr-code scanner. Ontdek onze hardware opties hier. U kunt tevens de digitale receptie instellen op uw eigen tablet.
Features
Professional Features
- Soepel check-in proces: bezoekers checken in met een vooraf verstuurde PIN of QR-code
- Centraal aanmeldpunt voor pakket- en maaltijdbezorgers: bezorgers kunnen zich melden bij de digitale receptie en de ontvanger wordt op de hoogte gebracht
- Een directe telefoonverbinding: bezoekers kunnen bellen naar een contactpersoon via de virtuele receptie
- Koppeling met de agenda: de digitale receptie kan worden gekoppeld met uw agenda zodat u klanten kunt uitnodigen voor een afspraak op locatie
- Automatische notificaties: word op de hoogte gebracht wanneer een afspraak is ingepland of een bezoeker is gearriveerd bij de receptie
- Actuele aanwezigheidslijst van medewerkers: uw collega’s kunnen zich aan- en afmelden bij de receptie met hun persoonlijke PIN- of QR-code.
- Documenten ondertekenen: bezoekers kunnen, indien nodig, op de virtuele receptie documenten ondertekenen bij aankomst.
- Badges printen: De receptie kan beschikken over een printer en zo bezoekerspassen en -badges printen.
Lees hier meer over onze verschillende prijsplannen en ontdek welke aansluit op de behoeften van uw bedrijf.
Enterprise Features en Integraties
- Check-in/uit Proces op Maat: Binnen Enterprise kunt u zelf kiezen hoe bezoekers in- en uitchecken en hoe u dit wilt vormgeven
- Automatische check-out: Bezoekers worden automatisch uitgecheckt na een vastgestelde periode
- Third-party Integraties: Koppel de digitale receptie met externe systemen, zoals Teams of Slack
- Kaartuitgifte: Toegangspassen kunnen direct worden uitgegeven door de digitale receptie
- Beveiligde aanwezigheidslijst: krijg toegang tot een actuele aanwezigheidslijst die beveiligd is met een PIN-code
- Gestroomlijnde toegangscontrole: Koppel de digitale receptie aan toegangspoortjes of -hekjes die automatisch opengaan na registratie
- Digitale bewegwijzering en plattegronden: gebruik de digitale receptie als centraal navigatiepunt die bezoekers wegwijs maakt
- Direct contact met de host: Via een directe telefoonverbinding kunnen bezoekers hun contactpersoon direct bellen via de digitale receptie.
Heeft u een andere functionaliteit of integratie in gedachte? Neem contact met ons op om deze te realiseren.
Prijzen
De Digitale Receptie biedt verschillende prijsplannen, afhankelijk van de eisen en behoeften van uw bedrijf en welke features u wilt integreren in uw bezoekersregistratie oplossing.
Uw Receptietaken Automatiseren?
Laten we samen de mogelijkheden verkennen
Bent u benieuwd naar ons bezoekersregistratie systeem of heeft u specifieke wensen of ideeën? Vul het onderstaande formulier in en plan een vrijblijvende demo in.
* We gebruiken deze informatie uitsluitend om contact met u op te nemen. We gebruiken uw persoonlijke informatie niet voor andere doeleinden, noch delen we deze met derden. Lees de Privacy Policy om meer te weten te komen over de verzameling en beschermen van persoonlijke data.