Aanwezigheidsregistratie van Personeel op de Digitale Receptie

De digitale receptie is naast bezoekersregistratie ook geschikt voor de aanwezigheidsregistratie van medewerkers. Uren controleren en inklokken is niet meer helemaal van deze tijd, maar het registreren van personeel via een systeem zoals de digitale receptie kan ook andere voordelen opleveren. Aanwezigheidsregistratie kan veiligheid garanderen in noodsituaties, zorgen voor optimaal gebruik van vierkante meters op kantoor en toegangscontrole versimpelen.

Waarom aanwezigheidsregistratie voor personeel?

Zoals eerder genoemd, is het niet meer van deze tijd om nauwkeurig te monitoren hoe laat personeel begint met werken en weer naar huis gaat. Voor veel bedrijven zijn flexibiliteit en vertrouwen in de medewerkers belangrijke waarden. Dit is dan ook niet het hoofddoel van de aanwezigheidsregistratie van personeel. Belangrijke voordelen zijn:

• Veiligheid en noodsituaties: In geval van brand, evacuatie of andere noodgevallen is er altijd een up-to-date aanwezigheidslijst. Dit helpt bij een efficiënte evacuatie en zorgt ervoor dat BHV’ers snel kunnen handelen. 

• Aanwezigheid BHV’ers: Het digitale receptiesysteem kan worden gekoppeld met een digitaal schuifbord op een centrale plek, waarop wordt weergegeven welke BHV’ers aanwezig zijn. 

• Collega’s op de hoogte: De digitale receptie kan worden gekoppeld met bedrijfsapplicaties of agenda's, zodat collega’s kunnen zien of de persoon die ze nodig hebben aanwezig is op kantoor. 

• Ruimteoptimalisatie: Fulltime op kantoor werken is verleden tijd. Veel bedrijven rekenen bij het inrichten van kantoorruimtes op een capaciteit van een fractie van hun personeel. Aanwezigheidsregistratie van personeel op de digitale receptie geeft organisaties inzicht in het gebruik kantoorfaciliteiten. 

Hoe werkt het?

De basis werkt als volgt:

1. Bij binnenkomst kan een medewerker zich registreren op meerdere manieren: een persoonlijke QR- of pincode, een personeelspas of biometrische verificatie.

2. Na inchecken wordt de medewerker als ‘aanwezig’ gemarkeerd in het systeem. De daartoe geautoriseerde medewerkers kunnen zien welke medewerkers aanwezig zijn en hebben altijd toegang tot een actuele lijst.

3. Na de werkdag checkt de medewerker op dezelfde manier weer uit. Dit wordt verwerkt in het systeem en de aanwezigheidslijst wordt bijgewerkt. 

Geavanceerde functionaliteiten voor aanwezigheidsregistratie personeel

U kunt het digitale receptiesysteem voor medewerkers zo fancy maken als u zelf wil. U kunt gaan voor een basissysteem met in- en uitcheck mogelijkheden, maar het systeem ook uitbreiden met:

• BHV en noodprocedures: In het systeem kan worden ingesteld welke medewerkers een BHV-diploma hebben. Er wordt via de digitale receptie bijgehouden welke BHV’ers aanwezig zijn en bij calamiteiten kunnen deze direct worden gealarmeerd via SMS, bellen of e-mail. 

• Predictive Analytics voor personeelsplanning: Op basis van historische aanwezigheidsgegevens kan het systeem voorspellen wanneer piekmomenten optreden en automatisch aanbevelingen doen voor kantoor- en thuiswerkdagen.

• Automatisch uitchecken: Iedereen vergeet weleens uit te checken. U kunt een maximale werktijd instellen, waardoor medewerkers na een x aantal uur automatisch worden uitgecheckt en uw aanwezigheidslijst altijd up-to-date is. 

• Slimme meldingen en alerts: Managers en HR-medewerkers kunnen automatisch notificaties ontvangen op basis van patronen of gegevens in het digitale receptie systeem. Denk aan onderbezetting van een afdeling of te weinig aanwezige BHV’ers.

• Contactloze check-in via Bluetooth of NFC: Medewerkers kunnen automatisch worden ingecheckt wanneer ze het gebouw binnenkomen via hun smartphone of bedrijfspas.

Koppelingen

• Integratie met agenda’s: Automatische synchronisatie met Outlook en Google Calendar zodat beschikbaarheidsinformatie up-to-date blijft. 

• Werkplekreserveringssystemen: werkplekreserveringen kunnen gestart en beëindigd worden wanneer een medewerker in- of uitcheckt. Of medewerkers kunnen op de digitale receptie zien welke werkplekken nog vrij zijn en er ter plekke één reserveren. 

• Uurregistratie en compliance: voor bedrijven die werken met urenregistratie, kan ons systeem worden gekoppeld met HR- of urenregistratiesystemen zodat de gewerkte uren automatisch worden overgenomen.

• Toegangscontrole: Koppeling met badge- en sleutelkaartsystemen, die bepalen welke medewerkers toegang hebben tot welke ruimtes. 

• Integratie met klimaatsystemen: Het systeem kan gekoppeld worden aan HVAC-systemen, waardoor bijvoorbeeld temperatuur en ventilatie automatisch worden aangepast op basis van de daadwerkelijke bezetting van een ruimte.

Een Slimme Oplossing voor Aanwezigheidsregistratie

Onze digitale receptie is dus niet alleen geschikt voor bezoekersregistratie, maar ook voor aanwezigheidsregistratie van personeel. Met deze oplossing  kun je veiligheid garanderen in noodsituaties, zorgen voor optimaal gebruik van vierkante meters op en altijd inzicht hebben in de aanwezigheid van collega’s. Wilt u meer weten over hoe onze oplossing kan worden geïntegreerd in uw bedrijf? Neem contact met ons op voor meer informatie of een vrijblijvende demo!

FAQ

Hoe goed beveiligd is de digitale aanwezigheidsregistratie?
Ons systeem voldoet aan de AVG-wetgeving, zodat gegevens van medewerkers veilig en beschermd blijven. Ook worden gegevens na de wettelijke termijn verwijderd. 

Kan het systeem integreren met onze bestaande HR- of bedrijfssoftware?
Wij kunnen met veel systemen een koppeling maken, zodat gegevens automatisch worden gesynchroniseerd en data niet handmatig hoeft te worden ingevuld. 

Kunnen ook bezoekers en externen zich registreren?
Bezoekers en gasten kunnen worden uitgenodigd via de digitale receptie en ontvangen een QR- of pincode ontvangen om mee in te checken op locatie. De desbetreffende medewerker wordt op de hoogte gesteld als de bezoeker arriveert.

Wat gebeurt er als een medewerker vergeet uit te checken?
Het systeem kan een automatische uitchecktijd instellen of herinneringen sturen om medewerkers eraan te herinneren uit te checken.

Kan ik vanuit het digitale receptiesysteem meerdere locaties beheren?
Ja, onze oplossing biedt centraal beheer vanuit één systeem voor meerdere locaties en real-time inzicht in de aanwezigheid per locatie.

Hoe ondersteunt het digitale receptie systeem evacuaties en noodprocedures?
Bij een noodsituatie kan direct een overzicht worden gegenereerd van wie zich in het gebouw bevindt, zodat alle aanwezigen veilig geëvacueerd kunnen worden. Ook kunnen er meldingen uitgestuurd worden, naar alle aanwezigen en BHV’ers.