De digitale receptie biedt een efficiënte manier om het werk binnen overheidsorganisaties te verlichten. Met functies zoals ID-controle, wachtrijbeheer en routeverwijzing helpt het om bezoekersstromen soepel te laten verlopen.
Hoe werkt de Digitale Receptie voor Overheidsgebouwen?
Uitnodigen van gasten: Via uw agenda-software (zoals Outlook of Google Agenda) maakt u een afspraak voor of met een bezoeker en voegt u het e-mailadres van de digitale receptie toe.
Digitale uitnodiging: De bezoeker ontvangt een e-mail met een PIN-code of QR-code.
Inchecken op de digitale receptie: Bij aankomst checkt de bezoeker in met deze gegevens.
Automatische Notificaties: De organisator ontvangt direct een melding (via telefoon, e-mail of SMS) dat zijn of haar bezoeker is gearriveerd.
Zonder uitnodiging: Bezoekers zonder afspraak kunnen zich handmatig aanmelden via dezelfde digitale receptie.
Uitchecken: Bij het verlaten van het gebouw kan de bezoeker eenvoudig uitchecken, waardoor er altijd een actuele en overzichtelijke bezoekerslijst beschikbaar is.
Belangrijkste features
(Pre-)registratie
Bezoekers kunnen vooraf worden aangemeld voor een afspraak en bezoekers zonder afspraak kunnen zich handmatig registreren.
Directe notificaties
Het digitale receptie systeem informeert automatisch de betrokken medewerker dat de bezoeker aanwezig is.
Wayfinding
Toon op de digitale receptie een overzichtskaart of duidelijke routebeschrijving naar de locatie van de afspraak.
Privacy en Veiligheid
De oplossing voldoet volledig aan de AVG-richtlijnen (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Bezoekersgegevens worden veilig opgeslagen en automatisch verwijderd volgens de vastgestelde termijnen, wat zowel privacy als veiligheid waarborgt.
Voordelen
Minder administratieve rompslomp
Automatiseer routinematige taken en bespaar tijd voor zowel ambtenaren als burgers.
Verminderde wachttijden
Versnel de doorstroom van bezoekers bij de ingang en reduceer wachttijden.
Data-gedreven beslissingen
Verzamel data zoals veelgestelde vragen en piekuren, waarmee de dienstverlening verbeterd kan worden.
Maatwerk
Heeft uw organisatie specifieke wensen? Onze digitale receptie software is ontworpen met flexibiliteit in gedachten en kan worden aangepast aan uw unieke behoeften. Neem contact met ons op om samen uw wensen te bespreken.
Optionele features
Integratie met bestaande systemen
Belangrijke overheidssystemen zoals intranet en Outlook kunnen worden gekoppeld met het digitale receptie systeem, zodat de oplossing volledig aansluit op de bestaande flow.
Identiteitsverificattie
De digitale receptie kan worden voorzien van een RFID/NFC-lezer of documentscanner om identiteitscontroles uit te voeren vóór het aanmelden.
Wachtrijbeheer
De digitale receptie kan worden gekoppeld aan een volgnummersysteem. Bezoekers kunnen na aanmelding plaatsnemen en worden opgeroepen via een scherm.
Veelgestelde vragen en instructies
Een ingebouwde module biedt burgers en bezoekers direct antwoord op veelgestelde vragen, waardoor de druk op personeel afneemt.
Interesse?
Wilt u ontdekken hoe deze digitale receptie oplossing uw overheidsgebouw kan ondersteunen? Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie en een vrijblijvende demonstratie!
Neem contact op!