De digitale receptie voor multi-tenant gebouwen biedt een innovatieve oplossing om bezoekers en medewerkers van verschillende bedrijven binnen uw gebouw te registreren, ontvangen en de weg te wijzen.
Hoe werkt de Digitale Receptie voor Multitenant Kantoren?
Uitnodigen van gasten: Via uw agenda-software (zoals Outlook of Google Agenda) nodigt u gasten uit en voegt u het e-mailadres van de digitale receptie toe.
Digitale uitnodiging: De bezoeker ontvangt een e-mail met een PIN-code of QR-code.
Inchecken op de digitale receptie: Bij aankomst checkt de bezoeker in met deze gegevens.
Automatische Notificaties: De desbetreffende persoon van bijbehorend bedrijf ontvangt direct een melding (via telefoon, e-mail of SMS) dat zijn of haar gast is gearriveerd.
Zonder uitnodiging: Spontane bezoekers of pakket- en maaltijdbezorgers kunnen zich handmatig aanmelden via dezelfde digitale receptie.
Uitchecken: Bij het verlaten van het gebouw kan de gast eenvoudig uitchecken, waardoor er altijd een actuele en overzichtelijke gastenlijst beschikbaar is, geordend per bedrijf.
Belangrijkste features
Agenda-integratie
Uitnodigingen kunnen direct via uw agenda naar de bezoeker worden verzonden.
Realtime bezoekerslijst
U heeft altijd toegang tot een up-to-date lijst van alle aanwezige bezoekers, geordend per bedrijf.
Automatische meldingen
Via telefoon, e-mail of SMS wordt aan de desbetreffende medewerker gemeld dat de gast is gearriveerd.
Medewerkersregistratie
Personeel kan inchecken op de digitale receptie met een vaste QR- of pincode.
Privacy en Veiligheid
De oplossing voldoet volledig aan de AVG-richtlijnen (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Bezoekersgegevens worden veilig opgeslagen en automatisch verwijderd volgens de vastgestelde termijnen, wat zowel privacy als veiligheid waarborgt.
Voordelen
Gedeelde receptiediensten
Vermindert de noodzaak van een fysieke receptie per bedrijf, waardoor kosten worden bespaard.
Efficiënter gastenbeheer
Minder wachttijden en een geautomatiseerd aanmeldproces verhogen de gebruiksvriendelijkheid.
Realtime overzicht
U heeft continu inzicht in wie zich in het gebouw bevindt, wat bijdraagt aan de veiligheid van uw locatie.
Maatwerk
De layout van de digitale receptie kan worden aangepast aan de huisstijl en huiskleuren van uw bedrijf. Mist u dan nog iets of wilt u het laten aansluiten op uw organisatie? Onze digitale receptie software is zó ontwikkeld dat deze eenvoudig aangepast kan worden aan uw specifieke wensen en naadloos geïntegreerd kan worden met uw bestaande systemen. Laten we een gesprek inplannen om uw wensen te bespreken.
Optionele features
Document signing
Bezoekers kunnen bij aankomst digitaal akkoord gaan met bedrijfsvoorwaarden en veiligheidsbeleid.
Videobellen
Gasten kunnen via de digitale receptie een videogesprek starten met een decentrale receptionist, indien nodig.
Integratie met toegangscontrole
Geef bezoekers toegang tot specifieke delen van het gebouw met een bezoekerspas,
Wayfinding
De digitale receptie kan routes en aanwijzingen tonen naar de juiste etage, bedrijf of vergaderruimte binnen het gebouw.
Integratie met bedrijfssoftware
Koppelingen met Active Directory, Teams of andere systemen zorgen voor naadloos en efficiënt bezoekersbeheer.
FAQ
Een ingebouwde module biedt bezoekers direct antwoord op veelgestelde vragen, waardoor de druk op personeel afneemt.
Interesse?
Wilt u ontdekken hoe deze digitale receptie-oplossing de dienstverlening in uw gebouw kan verbeteren? Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie en een vrijblijvende demonstratie!
Neem contact op!