Kada ljudi pomisle na upravljanje posetiocima, obično zamišljaju velike kancelarije, korporativna sedišta, bolnice ili poslovne zgrade kroz koje svakodnevno prođe na desetine ili stotine ljudi. U takvim okruženjima je jasno zašto je sistem za upravljanje posetiocima potreban. Bez njega bi praćenje posetilaca vrlo brzo postalo neorganizovano i nepregledno.

Ali šta je sa manjim lokacijama? Mala kancelarija u koju dnevno dođe nekoliko ljudi. Magacin u koji povremeno dolaze dobavljači. Proizvodni pogon koji nedeljno primi par izvođača radova ili servisera. Pošto je broj poseta mali, mnoge organizacije pretpostavljaju da im rešenje za upravljanje posetiocima uopšte nije potrebno.

U praksi je često upravo suprotno. Lokacije sa manjim brojem posetilaca mogu imati podjednaku korist od platforme za upravljanje posetiocima, a ponekad čak i veću nego velike organizacije. Poenta nije samo u upravljanju velikim brojem dolazaka. Jednako je važno povećati bezbednost, imati jasnu evidenciju posetilaca, ispuniti određene standarde i ostaviti profesionalan utisak na ljude koji dolaze u vašu organizaciju.

Hajde da pogledamo neke od najčešćih zabluda i zašto se u praksi često pokažu kao pogrešne.

Zabluda #1: „Nemamo dovoljno posetilaca da bi nam trebao sistem za upravljanje posetiocima“

Ovo je verovatno najčešća pretpostavka. Ako na neku lokaciju dolazi samo nekoliko ljudi dnevno, ulaganje u sistem za upravljanje posetiocima može delovati nepotrebno. Međutim, upravljanje posetiocima nije pitanje broja ljudi, već pregleda i kontrole nad tim ko ulazi u objekat. Čak i ako u zgradu svakog dana uđe samo nekoliko osoba, i dalje je važno da znate:

• ko je ušao u objekat
• kojim povodom je došao
• koga dolazi da poseti
• kada je stigao i kada je napustio objekat

Bez sistema za upravljanje posetiocima, ove informacije se najčešće prate neformalno, kroz sveske na recepciji, Excel tabele ili tako što neko od zaposlenih pokušava ručno da vodi evidenciju. Problem je što su takve metode nepouzdane. Neko može preskočiti upis, rukopis može biti nečitak, a zapisi se lako izgube ili ostanu nepotpuni.

Digitalna platforma za upravljanje posetiocima obezbeđuje da svaki posetilac bude pravilno evidentiran, da se podaci čuvaju bezbedno i da se mogu brzo pronaći kada je to potrebno. Čak i kada je broj posetilaca mali, ovakav nivo evidencije i odgovornosti može biti veoma važan.

Zabluda #2: „Papirna sveska za prijavu posetilaca je sasvim dovoljna“

Mnoge manje firme i dalje koriste klasičnu svesku za prijavu posetilaca na recepciji. Na prvi pogled to deluje jednostavno i jeftino rešenje. Međutim, takav način evidencije ima nekoliko problema koji se često zanemaruju.

1. Prvo, ne postoji privatnost. Posetioci mogu videti imena i kompanije svih ljudi koji su se upisali pre njih. To može otkriti osetljive informacije o klijentima, partnerima ili poslovnim aktivnostima.
2. Drugo, pretraga podataka je veoma teška. Ako treba da proverite ko je bio u objektu pre dva meseca, neko mora ručno da lista stare stranice.
3. Treće, papirna evidencija je nepouzdana. Posetioci mogu zaboraviti da se odjave, preskočiti neka polja ili upisati nepotpune podatke.

Digitalni sistem za upravljanje posetiocima rešava ove probleme automatski. Posetioci se prijavljuju putem tableta ili kioska, podaci se čuvaju bezbedno, a administratori mogu odmah pronaći potrebne informacije. Za manje lokacije koje nemaju stalnu recepciju, rešenje za upravljanje posetiocima može u potpunosti automatizovati proces prijave posetilaca.

Zabluda #3: „Bezbednost kod nas nije veliki problem“

Bezbednosni rizici se često povezuju sa velikim poslovnim zgradama ili javnim institucijama, ali i manje lokacije mogu imati slične izazove. Na primer:

• serviser koji ulazi u magacin
  dostavljač koji ima pristup određenim prostorijama
  dobavljač koji prolazi kroz proizvodni pogon

Bez organizovanog sistema za upravljanje posetiocima, teško je u svakom trenutku znati ko se nalazi u objektu. Ovo je posebno važno u situacijama kao što su evakuacija u slučaju požara ili hitne situacije, bezbednosni incidenti, inspekcije i kontrole, interne bezbednosne provere, itd.

Platforma za upravljanje posetiocima omogućava jasan pregled svih osoba koje se trenutno nalaze u objektu. U hitnim situacijama zaposleni mogu brzo videti ko je u zgradi i da li su svi posetioci napustili prostor. Čak i kada je broj posetilaca mali, ovakav pregled može biti od velike važnosti.

Zabluda #4: „Sistemi za upravljanje posetiocima su samo za velike kompanije“

Ranije su neka softverska rešenja za upravljanje posetiocima bila namenjena velikim kompanijama sa složenom infrastrukturom i velikim budžetima. Danas to više nije slučaj. Savremena rešenja za upravljanje posetiocima zasnovana su na cloud tehnologiji, lako se uvode i mogu se prilagoditi potrebama različitih organizacija. Mnoge firme počinju sa jednim uređajem na recepciji, a sistem proširuju tek kada im to zatreba. Zbog toga su ova rešenja pogodna za:

• male kancelarije
• magacine i logističke centre
• proizvodne pogone
• klinike i medicinske ordinacije
• coworking prostore
• škole i trening centre

Sistem za upravljanje posetiocima može se uvesti postepeno, bez velikih početnih ulaganja i bez složenih IT projekata.

Zabluda #5: „To samo dodatno komplikuje dolazak posetilaca“

Neki veruju da će uvođenje platforme za upravljanje posetiocima samo zakomplikovati proces dolaska. U praksi je često upravo suprotno. Digitalna prijava posetilaca može značajno pojednostaviti dolazak. Posetioci se brzo prijave, zaposleni koje dolaze da posete dobijaju automatsko obaveštenje, a sistem može pružiti i dodatne informacije ili uputstva. Mnogi sistemi za upravljanje posetiocima omogućavaju i funkcije kao što su:

• unapred najavljena poseta
• automatska obaveštenja domaćinu
• štampanje bedževa za posetioce
• potpisivanje bezbednosnih ili pravnih saglasnosti prilikom prijave

Umesto da uspori proces, rešenje za upravljanje posetiocima često ga pojednostavljuje i čini prijatnijim i za posetioce i za zaposlene.

Zašto lokacije sa malo posetilaca često imaju najviše koristi

Organizacije sa manjim brojem posetilaca često koriste neformalne načine evidencije jer deluju jednostavnije. Međutim, to može dovesti do nedostatka kontrole i bezbednosti, neuredne evidencije posetilaca ili dodatnog administrativnog posla.  Sistem za upravljanje posetiocima može pomoći manjim lokacijama tako što:

• obezbeđuje jasnu evidenciju svih poseta
• poboljšava bezbednost i spremnost za hitne situacije
• štiti privatnost posetilaca
• automatizuje prijavu kada nema osoblja na recepciji
• ostavlja profesionalniji prvi utisak na posetioce

U mnogim slučajevima sistem zapravo štedi vreme, umesto da stvara dodatni posao. Pošto su moderna softverska rešenja za upravljanje posetiocima fleksibilna, organizacije mogu početi sa jednostavnom postavkom i kasnije proširiti sistem kada im to bude potrebno.

Pametniji način upravljanja posetiocima

Sistem za upravljanje posetiocima nije namenjen samo velikim kompanijama ili zgradama kroz koje svakodnevno prolazi veliki broj ljudi. Čak i lokacije sa povremenim posetama imaju koristi od organizovanog i pouzdanog načina evidencije dolazaka. Cilj je jednostavan: znati ko ulazi u objekat, zbog čega dolazi i kada odlazi.

Rešenja kao što je Digitalna recepcija osmišljena su upravo da taj proces učine jednostavnim. Platforma omogućava organizacijama da upravljaju prijavom posetilaca, automatski obaveštavaju zaposlene i bezbedno čuvaju evidenciju svih dolazaka, bez komplikovanja svakodnevnog rada. Ako želite da vidite kako rešenje za upravljanje posetiocima može funkcionisati u vašoj organizaciji, možete istražiti platformu ili kontaktirati tim za više informacija.

Čak i ako na vašu lokaciju dolazi samo nekoliko posetilaca dnevno, pravi sistem može značajno unaprediti način na koji upravljate njihovim dolaskom.